ORIENTASI & PENEMPATAN
1. PENGERTIAN PENEMPATAN
Penempatan merupakan penugasan kembali dari seorang karyawan pada sebuah
pekerjaan baru.

Dalam kondisi kendala-kendala tertentu, tiga hal pokok
keputusan penempatan karyawan baru adalah antara lain dalam rangka promosi,
pengalihan, dan penurunan pangkat. Tiap keputusan seharusnya dilekatkan dengan
orientasi dan tindak lanjut apakah penempatan disebabkan oleh penurunan jumlah
karyawan, penggabungan (merger), akuisisi, atau perubahan internal dari
kebutuhan penempatan staf. Hal ini penting dalam rangka jastifikasi penerapan
fungsi koordinasi dengan adanya karyawan baru.
Tujuan penempatan pegawai adalah untuk menempatkan orang yang tepat dan jabatan
yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, sehingga sumber daya manusia yang
ada menjadi produktif. Hal ini sesuai dengan pendapat Memoria (1986),
penempatan pegawai mengandung arti pemberian tugas tertentu kepada pekerja agar
ia mempunyai kedudukan yang paling baik dan paling sesuai dengan didasarkan
pada rekruitmen, kualifikasi pegawai dan kebutuhan pribadi.
Penempatan yang tepat merupakan cara untuk mengoptimalkan kemampuan,
keterampilan menuju prestasi kerja bagi karyawan itu sendiri. Hal ini merupakan
bagian dari proses pengembangan karyawan (employer development) dengan demikian
pelaksanaanya harus memperhatikan prinsip efesiensi (kesesuaian antara keahlian
yang dipersyaratkan dengan dimiliki oleh karyawan) sebagaimana yang ditulis
oleh Milkovich dan Boudreau (1994) sebagai berikut : oleh karena penempatan karyawan
dari dalam dan orientasi / pelatihan karyawan dipusatkan pada pengembangan
karyawan yang ada secara ajeg, mereka harus memelihara keseimbangan
antara perhatian organisasi terhadap efesiensi (kesesuaian optimal antara skill
dan tututan) dengan keadilan (mempersepsi bahwa kegiatan tersebut adalah adi,
sah dan memberikan kesempatan merata).
Hal-hal yang terkait dalam penempatan meliputi sejarah, visi, misi, sasaran dan
tujuan perusahaan, struktur organisasi, produk/jasa perusahaan,
fasilitas-fasilitas dalam perusahaan, peraturan, tata tertib dan kebijakan
perusahaan, buku pedoman karyawan (bila ada).
2. PENGERTIAN ORIENTASI
Program orientasi karyawan baru adalah program yang bertujuan
memperkenalkan tentang kehidupan sosial, budaya, dan lingkungan
kerja di sekitar tempat kerja.
Setelah memperkerjakan para karyawan, perusahaan menyelenggarakan program
orientasi formal. Berdasarkan yang ada, orientasi biasanya diklasifikasikan
menjadi 2, yaitu:
a. Orientasi organisasi, adalah memberitahu karyawan mengenai
tujuan, riwayat, filosofi, prosedur dan pengaturan organisasi tersebut. Itu
harus mencakup tunjangan kebijakan dan tunjangan SDM yang relevan seperti jam
kerja, prosedur penggajian tuntutan lembur dan tunjangan.
b. Orientasi unit kerja, adalah mengakrabkan karyawan itu
dengan sasaran unit kerja tersebut, memperjelas bagaimana pekerjaannya
menyumbang pada sasaran unit itu dan mencakup perkenalan dengan rekan-rekan
kerja barunya.
TUJUAN ORIENTASI PEGAWAI ATAU KARYAWAN
Program Orientasi Karyawan Baru bertujuan untuk :
a. Menyiapkan mental bagi karyawan baru dalam menghadapi
peralihan suasana dari lingkungan pendidikan ke dunia kerja yang nyata
b. Menghilangkan hambatan psikologis dalam memasuki kelompok
yang baru
c. Mengenal secara singkat lingkungan pekerjaan yang baru
Tujuan orientasi menurut Moekijat (1991:94) adalah sebagai berikut :
1. Memperkenalkan pegawai baru dengan perusahaan
2. Menghindarkan adanya kekacauan yang mungkin disebabkan
oleh seorang pekerja baru ketika diserahi pekerjaan baru
3. Memberi kesempatan pada pegawai untuk menanyakan masalah
tentang pekerjaan mereka yang baru
4. Menghemat waktu dan tenaga pegawai dengan memeberitahukan
kepada mereka ke mana harus meminta keterangan atau bantuan dalam menyelesaikan
masalah yang mungkin timbul
5. Menerangkan peraturan dan ketentuan perusahaan sedemikian
rupa sehingga pegawai baru dapat menghindarkan rintangan atau tindakan hukuman
yang akan terjadi karena pelanggaran peraturan yang tidak mereka ketahui
6. Memberikan pengertian kepada pegawai baru bahwa mereka
adalah bagian yang penting di dalam sebuah organisasi
Orientasi yang efektif akan mencapai beberapa tujuan utama:
1. Membentuk kesan yang menguntungkan pada karyawan dari
organisasi dan pekerjaan.
2. Menyampaikan informasi mengenai organisasi dan pekerjaan.
3. Meningkatkan penerimaan antarpribadi oleh rekan-rekan
kerja.
4. Mempercepat sosialisasi dan integrasi karyawan baru ke
dalam organisasi.
5. Memastikan bahwa kinerja dan produktivitas karyawan
dimulai lebih cepat.
6. Usaha-usaha orientasi mengenai organisasi dan pekerjaan.
7. Meningkatkan penerimaan antarpribadi oleh rekan-rekan
kerja.
8. Mempercepat sosialisasi dan integrasi karyawan baru ke
dalam organisasi.
9. Memastikan bahwa kinerja dan produktivitas karyawan
dimulai lebih cepat.
MANFAAT ORIENTASI
a. Mengurangi perasaan diasingkan, kecemasan, dan kebimbangan
pegawai.
b. Dalam waktu yang singkat dapat merasa menjadi bagian dari
organisasi.
c. Hasil lain untuk pegawai yang baru diorientasikan adalah :
a) Cukup baik
b) Tingkat ketergantungannya kecil
c) Kecenderungan untuk keluar juga kecil
d) Selanjutnya, program orientasi juga akan mempercepat
proses sosialisasi
DAMPAK ORIENTASI
(Dikutip dari Academic of Management Journal : George F. Dreker, 1971), yaitu :
a. turnover (keluar masuknya pegawai)
b. productivity
Kejadian pertama yang diamati pada suatu ruangan yang cukup sebagai berikut :
1. Para pegawai baru
dikumpulkan pada satu ruangan yang cukup luas
2. Kemudian secara tepat mereka diberi informasi tentang
perusahaan tersebut , upah, dan lain-lain
3. Setelah itu mereka diturunkan kepada supervisor
4. Kemudian mereka diminta untuk melaporkan apa-apa yang
telah mereka dengar
5. Setelah supervisor menerima laporan, kini giliran
supervisor yang memberikan keterangan. Yang diberikan hanya dalam beberapa
menit saja yaitu mengenalkan kepada para pegawai lama.
6. Setelah itu mereka dibawa ke ruang kerja dengan perintah
untuk minta petunjuk kepada pegawai lama yang ada di ruang kerja tersebut
tentang bagaimana seharusnya mengerjakan tugas mereka.
7. Kemudian mereka didudukkan di antara pegawai lama
8. Lalu mereka disuruh praktik dan waktu yang diberikan tidak
terlalu lama
Hasil yang dicapai dengan program orientasi pertama ini adalah
1. Tingkat kecemasan pegawai baru meningkat
2. Kemampuan untuk mempelajari hal-hal yang baru menjadi
sangat renda
3. Bahkan banyak yang tidak kembali lagi setelah makan siang
4. Ada juga yang tidak mengambil upahnya hari itu
Kejadian kedua, bagian personalia mulai melakukan reaksi terhadap apa
yang terjadi, seperti berikut:
a) Mulai merekrut pegawai lain dan juga melakukan penelitian
tentang sebab terjadinya hal-hal seperti pada program orientasi pertama tadi
b) Diadakan perpanjangan waktu
c) Pada pagi hari diberi informasi tentang banyak hal,
misalnya struktur, tujuan jangka panjang perusahaan, dan hal-hal lain yang
sifatnya umum. Penjelasan dilakukan dan waktunya sekitar dua jam.
d) Kemudia mereka diberi formulir (kalau bekerja disini apa
yang mereka harapkan)
e) Sasarannya menciptakan sikap positif dari para pegawai
baru tersebut terhadap “Texas Instruments”
f) Sebelum makan siang mereka diperkenalkan pada supervisor dan
bersama dengan pegawai baru tersebut mereka makan bersama
g) Setelah itu supervisor baru memperkenalkan kepada pegawai
lama dari masing-masing unit kerja, juga kepada pegawai di Assembly Lines
Dari dua kejadian di atas, dapat disimpulkan sebagai berikut:
a. pada program orientasi singkat : tingkat kecemasan
meningkat sehingga kemampuan melakukan sesuatu berkurang, sehingga pegawai
merasa tidak mampu dan keluar
b. Pada program orientasi yang relatif lama : tingkat
kecemasan mulai diredakan melalui berbagai kegiatan, sehingga tingkat kemampuan
pegawai menjadi semakin baik dan keinginan untuk keluar pun menjadi berkurang.
Pendekatan orientasi yang patut dihindari adalah:
a) Penekanan pada kertas kerja. Setelah mengisi berbagai
barang yang dibutuhkan oleh departemen sumber daya manusia, para karyawan baru
diberikan sambutan sepintas lalu. Selanjutnya mereka diarahkan kepada
penyelianya langsung. Kemungkinan hasilnya: kalangan karyawan baru tidak merasa
sebagai bagian dari perusahaan.
b) Telaah yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar pekerjaan.
Suatu orientasi yang cepat dan dangkal, dan para karyawan baru langsung
ditempatkan di pekerjaan tenggelam ataupun mengap-mengap.
c) Tugas-tugas pertama karyawan baru tidak signifikan,
dimaksudkan untuk
mengajarkan pekerjaan “mulai dari dasar sekali”.
d) Memberikan terlampau banyak informasi secara cepat
merupakan suatu
keinginan yang baik, namun menjadi pendekatan yang mencelakakan,
menyebabkan para karyawan baru merasa kewalahan dan “mati lemas”.
KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN ORIENTASI SECARA UMUM
1. KEUNTUNGAN ORIENTASI
Usaha-usaha orientasi yang efektif juga berkontribusi terhadap keberhasilan
jangka pendek dan jangka panjang. Praktik SDM sebagai berikut mengandung
saran-saran mengenai bagaimana membuat orientasi karyawan lebih efektif.
Beberapa studi penelitian dan survei atas pemberi kerja melaporkan bahwa
sosialisasi dari karyawan-karyawan baru dan komitmen awal merka pada perusahaan
secara positif dipengaruhi oleh orientasi. Sosialisasi ini meningkatkan
“kecocokan antara orang-organisasi”, yang juga menguatkan pandangan- pandangan
positif terhadap pekerjaan, rekan kerja, dan organisasi, para pemberi kerja
telah menemukan nilai dari orientasi bahwa tingkat retensi karyawan akan lebih
tinggi jika karyawan-karyawan baru menerima orientasi yang efektif. Bentuk
pelatihan ini juga berkontribusi pada kinerja organisasional secara keseluruhan
ketika para karyawan lebih cepat merasa sebagai bagian dari organisasi dan
dapat mulai berkontribusi dalam usaha-usaha kerja organisasional.
Satu cara untuk mengembangkan efisiensi dari orientasi adalah melalui
penggunaan orientasi elektronik. Sejumlah pemberi kerja menempatkan informasi
orientasi karyawan umum pada intranet atau situs Web perusahaan. Para karyawan
baru dapat masuk ke dalam sistem dan mendapatkan banyak materi umum mengenai
sejarah perusahaan, struktur, produk dan jasa, pernyataan misi, dan informasi
latar belakang lainnya, dan tidak harus duduk di ruang kelas dimana informasi
tersebut disampaikan secara pribadi atau dengan video. Kemudian, pertanyaan dan
soal yang lebih spesifik dapat ditangani oleh staf SDM dan lainnya setelah para
karyawan meninjau informasi-informasi berbasis Web tersebut. Sayangnya banyak
sesi orientasi karyawan baru dirasakan sebagai hal yang membosankan, tidak
relevan, dan pemborosan waktu oleh karyawan, supervisor, dan manajer departemen
mereka.
Orientasi karyawan baru yang efektif membutuhkan perencanaan dan persiapan.
Sayangnya orientasi seringkali dilakukan secara serampangan,. Untuk membuat
orientasi lebih efektif, saran-saran berikut mungkin dapat berguna:
a) Persiapkan untuk karyawan-karyawan baru: karyawan baru
harus merasa bahwa mereka merupakan bagian dari dan penting untuk organisasi.
Supervisor dan unit SDM harus siap untuk memberikan persepsi ini kepada setiap
karyawan baru. Lebih jauh, para rekan kerja harus siap untuk menerima kehadiran
seorang karyawan baru. Manajer dan supervisor harus mendiskusikan tujuan dari
perekrutan pekerja baru tersebut dengan semua karyawan yang ada sebtlum
kehadiran pekerja baru.
b) Pertimbangkan penggunaan pembimbing “teman baik”: beberapa
organisasi menggunakan rekan kerja untuk berperan sebagai teman baik atau
pembimbing sebagai bagian dari orientasi karyawan baru. Khususnya berguna untuk
melibatkan individu-individu yang lebih berpengalaman dan berkinerja lebih
tinggi yang dapat berperan sebagai teladan untuk karyawan baru.
c) Gunakan sebuah daftar periksa (checklist) orientasi:
sebuah daftar periksa orientasi dapat digunakan oleh staf departemen SDM,
supervisor karyawan baru, atau keduanya untuk menyediakan informasi yang perlu
diketahui oleh karyawan baru. Banyak pemberi kerja mengharuskan para karyawan
baru menandatangani daftar periksa tersebut untuk menyatakan bahwa mereka telah
diberitahu mengenai aturan dan prosedur yang bersangkutan.
d) Sediakan informasi yuang dibutuhkan: adalah penting untuk
memberi informasi kepada karyawan mengenai kebijakan, aturan kerja, dan
tunjangan dari perusahaan. Kebijakan-kebijakan mengenai cuti sakit,
keterlambatan, ketidakhadiran, liburan, tunjangan, hal-hal mengenai rumah
sakit, parkir dan aturan-aturan keselamatan harus diketahui oleh setiap
karyawan baru. Supervisor atau manajer karyawan juga harus mendeskripsikan
rutinitas dari hari kerja normal untuk karyawan pada pagi pertama.
e) Sampaikan informasi orientasi secara efektif: Para manajer dan staf SDM harus menentukan cara yang
paling sesuai untuk menyampaikan informasi orientasi.para karyawan akan
mengingat lebih banyak informasi orientasi tersebut jika disampaikan dalam cara
yang mendorong untuk belajar. Disamping video, film, slide, dan grafik-grafik,
orientasi yang dilakukan sendiri yang disediakan dalam bentuk elektronik dapat
juga digunakan.
f) Hindari terlalu banyak informasi: satu kesalahan umum dari
program orientasi adalah terlalu banyak informasi. Para
pekerja baru yang diberi terlalu banyak melewatkan detail-detail penting atau
tidak dapat mengingat dengan jelas sebagian besar informasi tersebut.
g) Evaluasi dan tindak lanjut: seorang staf atau manajer SDM
dapat mengevaluasi efektivitas dari orientasi dengan melakukan wawancara tindak
lanjut kepada para karyawan baru beberapa minggu atau bulan setelah orientasi.
Kuesioner karyawan juga dapat digunakan. Sayangnya, tampaknya sebagian besar
pemberi kerja hanya melakukan evaluasi yang terbatas mengenai efektivitas
orientasi atau bahkan tidak sama sekali.
Apabila proses orientasi tidak berlangsung seperti yang diharapkan, dapat
menimbulkan perasaan cemas yang dapat mengakibatkan semakin meningginya
pengunduran personalia baru. Sebaliknya apabila proses orientasi berlangsung
dengan baik, personalia baru akan merasa bahwa dirinya adalah bagian dari
organisasi, merasa diterima, sehingga dapat memotivasi personalia baru lainnya
untuk beradaptasi.
2. KELEMAHAN ORIENTASI
Kelemahan umum dari program orientasi adalah pada level supervisor. Walaupun
bagian kepegawaian telah merancang program orientasi secara efeketif dan juga
melatih para supervisor tentang cara bagaimana melakukan orientasi pada
bidangnya, namun seringkali mengalami kegagalan.
Untuk dapat menghindarkan kesalahan umum yang dilakukan oleh para supervisor,
sebaiknya bagian kepegawaian menyediakan satu pedoman yang berisikan tentang
apa-apa yang seharusnya dilakukan oleh supervisor dalam program orientasi
tersebut. Cara lain yang dapat dilakukan adalah buddy system. Yaitu dengan
menetapkan satu orang pekerja yang telah berpengalaman dan meminta kepadanya
mengajak pegawai baru tersebut.
HAL-HAL YANG DIPERHATIKAN DAN HAL-HAL YANG DIHINDARI DALAM
ORIENTASI
Hal yang perlu diperhatikan dalam proses orientasi menurut Simamora (2001 :340)
yaitu:
1. Orientasi haruslah bermula dengan jenis informasi yang
relevan dan segera untuk dilanjutkan dengan kebijakan-kebijakan yang lebih umum
tentang organisasi. Orientasi haruslah berlangsung dalam kecepatan yang membuat
karyawan baru tetap merasa nyaman.
2. Bagian paling signifikan adalah sisi manusianya,
memberikan pengetahuan kepada karyawan baru tentang seperti apa para penyelia
dan rekan kerjanya, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai standar
kerja yang efektif, dan mendorong mereka mencari bantuan dan saran ketika
dibutuhkan
3. Karyawan-karyawan baru sepatutnya didorong dan diarahkan
dalam lingkungannya oleh karyawan atau penyelia yang berpengalaman sehingga
dapat menjawab semua pertanyaan dan dapat segera dihubungi selama periode
induksi
4. Karyawan baru hendaknya secara perlahan diperkenalkan
dengan rekan kerja mereka
5. Karyawan baru hendaknya diberikan waktu yang cukup untuk
mandiri sebelum tuntutan pekerjaan mereka meningkat
Hal-hal yang perlu dihindari dalam orientasi antara lain:
1. Penekanan pada kertas kerja
Karyawan baru biasanya hanya diberikan sambutan sepintas lalu mengisis formulir
yang dibutuhkan oleh HRD kemudian diserahkan langsung kepada penyelia, hal ini
dapat mengakibatkan mereka tidak sebagai bagian dari perusahaan
2. Tinjauan yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar
pekerjaan
Suatu orientasi yang cepat dan dangkal dan langsung ditempatkan pada pekerjaan.
Hal ini dapat menyebabkan stres.
3. Tugas pertama karyawan baru yang tidak signifikan
Yaitu pekerjaan yang sanagt mendasar dan sangat mudah, hal ini dapat
mengakibatkan pegawai baru merasa bukan bagian yang penting dalam organisasi.
4. Memberikan informasi yang terlalu cepat
Proses orientasi yang terlalu banyak dan penyampaian yang terlalu cepat dapat
mengakibatkan karyawan baru mati lemas.
Menurut Simamora (2001:336) terdapat tiga permasalahan khusus yang dihadapi
oleh karyawan baru :
1) Masalah-masalah dalam memasuki suatu kelompok.
Di dalam suatu perusahaan atau organisasi, disadari atau tidak terdapat
pengelompokan-pengelompokan tertentu yang muncul karena berbagai sebab. Salah
satu penyebbnya adalag kondisi perusahaan yang terdiri dai unit-unit kerja baik
secara vertikal maupun horizontal. Hal di atas akan menimbulkan beberapa
pertanyaan di benak para pegawai baru. Yaitu mengenai apakah dirinya diterima
dan disukai di dalam kelompok, apakah ia merasa aman yaitu terbebas dari
gangguan fisik dan psikologis. Apabila permasalahan diatas tidak diselesaikan
secepat mungkin dapat memungkinkan terjadinya pemberhentian awal.
2) Harapan yang naif
Sebagian besar karyawan baru mempunyai harapan yang terlalu tinggi kepada
perusahaan.Apabila harapan itu tidak menjadi kenyataan dapat menimbulkan
kurangnya motivasi dalam bekerja. Untuk itulah dalam proses orientasi perlu
dijelaskan kapada mereka kenyataan yang terjadi di dalam perusahaan.
3) Lingkungan pekerjaan yang pertama
Akan timbul pikiran di benak karyawan baru mengenai apakah lingkungan kerja
yang baru mendukung atau akan menghambatnya, dapatkah rekan-rekan di lingkungan
kerja membantunya bersosialisasi. Untuk membantu karyawan mendapat kesan yang
positif diperlukan proses orientasi yang mendukung.
TAHAP ORIENTASI
A. BEBERAPA TAHAP ORIENTASI YANG PENTING DILAKUKAN
1. Perkenalan
Memperkenalkan pegawai baru, mulai dari unit kerjanya sendiri sampai unit kerja
besarnya dan sampai unit-unit kerja terkait lainnya, akan memberikan ketenangan
dan kenyamanan si pegawai, karena dia merasa diterima di lingkungannya dan hal
tersebut akan mempermudah dia untuk bertanya jika ada hal-hal yang kurang
jelas, bahkan dapat membina kerja sama dengan yang lain dalam rangka
menjalankan tugasnya.
2. Penjelasan Tujuan Perusahaan
Dengan menjelaskan profil perusahaan secara lengkap seperti visi, misi,
nilai-nilai, budaya perusahaan dan struktur organisasi, akan membuat pegawai
baru lebih mengenal perusahaan tersebut, sehingga akan membangkitkan motivasi
dan kemampuan dia untuk mendukung tujuan perusahaan.
3. Sosialisasi Kebijakan
Perlu adanya sosialisasi tentang kebijakan perusahaan yang berlaku, mulai dari
kebijakan baik yang terkait dengan Sumber Daya Manusia seperti Reward, Career,
Training, Hubungan Kepegawaian, Penilaian Pegawai, sampai Termination, juga
yang terkait dengan unit kerja tempat dia bekerja, demikian juga tentang kode
etik dan peraturan perusahaan. Dengan demikian akan memperjelas hal-hal yang
perlu ditaati dan dijalankan dalam memperlancar tugas kerjanya.
4. Jalur Komunikasi
Membuka jalur komunikasi akan mempermudah pegawai baru menyampaikan aspirasinya
maupun pertanyaan-pertanyaannya. Untuk itu perlu dibukanya ruang komunikasi
bagi pegawai baru, baik melalui komunikasi rutin melalui tatap muka seperti
meeting rutin, friday session dll, juga dibukanya jalur media komunikasi
seperti email maupun telephone.
5. Proses Monitoring
Tentunya pada awal bekerja, si pegawai baru sudah disosialisasikan target kerja
yang harus dicapai. Perlu adanya monitor rutin akan hasil kerjanya, sehingga
akan membantu pegawai tersebut lebih lagi meningkatkan kinerjanya. Jika ada
kekurangan, maka dapat disampaikan hal-hal yang perlu dia lakukan untuk
mengatasi kekurangan tersebut. Demikian juga jika ternyata pegawai tersebut
berhasil mencapai target yang lebih, maka dapat ditingkatkan lagi target
kerjanya.
Dengan adanya orientasi pegawai baru tersebut diharapkan dapat membantu pegawai
dapat bekerja dengan baik, yang dapat meningkatkan produktivitas kerjanya, yang
pada akhirnya akan mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
B. BAHAN ORIENTASI KARYAWAN BARU
Training untuk pengenalan profil Perusahaan
a. Sejarah Perusahaan
b. Norma & tradisi Perusahaan
c. Kebijakan perusahaan
d. Deskripsi produk dan jasa yang dihasilkan
e. Struktur, Otoritas & Tanggung Jawab
f. Standar Operation Procedure perusahaan dan bagian tertentu
yang relevan
g. Iklim kerja termasuk hubungan dengan sesama karyawan &
atasan
Peraturan Perusahaan dan hal-hal penting lainnya:
a. Disiplin & tata tertib
b. Prosedur penggajian
c. Transportasi dari dan ke perusahaan
d. Jam masuk & pulang kantor
Pengurusan hak-hak dan fasilitas karyawan yang mesti diberikan
a. Gaji
b. Pakaian seragam kerja
c. Tempat & ruang kerja dan peralatannya
d. Pemeliharaan Kesehatan
e. Fasilitas jabatan
C. KEBUTUHAN DALAM ORIENTASI
Program orientasi diselenggarakan untuk memenuhi berbagai kebutuhan guna
menghadapi masalah-masalah tersebut agar dapat terhindarkan. Adapun tiga
kebutuhan tersebut adalah
1. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk
mengetahui dan memahami standar pekerjaan, harapan perusahaan pada dirinya,
norma-norma dan tradisi yang dihormati dan berlaku di perusahaan dan
kebijaksanaan perusahaan.
2. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk
memahami dan bersedia melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan
organisasi sehari-hari.
3. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk
mengetahui dan memahami berbagaia aspek teknis pekerjaan agar mampu
melaksanakan tugasnya secara efektif, efisien dan produktif.
Program orientasi pada dasarnya bertujuan untuk menghilangkan atau mengurangi
kendala-kendala yang dapat menghambat usaha mendayagunakan kemampuan tenaga
kerja baru secara optimal dalam memberikan kontribusi bagi pencapaian tujuan
perusahaan. Sehubungan dengan itu, program orientasi dapat dilakukan dalam tiga
bentuk / tingkat penyelenggaraan.
1. Orientasi Umum (dilakukan oleh HRD)
2. Orientasi Khusus (dilakukan oleh penyelia / manager)
3. Orientasi Lanjutan (dilakukan oleh HRD dan penyelia)
KESIMPULAN
:
Penempatan merupakan penugasan kembali dari seorang karyawan pada sebuah
pekerjaan baru. Kebutuhan penempatan karyawan (manajemen dan non-manajemen)
dipenuhi melalui dua cara, yaitu menyewa dari pihak luar perusahaan
(rekrutmen eksternal) dan penugasan kembali karyawan yang ada atau disebut
sebagai penempatan dari dalam (rekrutmen internal). Tiga hal pokok keputusan
penempatan karyawan baru adalah antara lain dalam rangka promosi, pengalihan,
dan penurunan pangkat. Tiap keputusan seharusnya dilekatkan dengan orientasi
dan tindak lanjut apakah penempatan disebabkan oleh penurunan jumlah karyawan,
penggabungan (merger), akuisisi, atau perubahan internal dari kebutuhan
penempatan staf. Tujuan penempatan pegawai adalah untuk menempatkan orang yang
tepat dan jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, sehingga sumber
daya manusia yang ada menjadi produktif. Hal ini sesuai dengan pendapat Memoria
(1986), penempatan pegawai mengandung arti pemberian tugas tertentu kepada
pekerja agar ia mempunyai kedudukan yang paling baik dan paling sesuai dengan
didasarkan pada rekruitmen, kualifikasi pegawai dan kebutuhan pribadi.
Program orientasi karyawan baru adalah program
yang bertujuan memperkenalkan tentang kehidupan sosial,
budaya, dan lingkungan kerja di sekitar tempat kerja.
Program Orientasi Karyawan Baru bertujuan untuk :
a. Menyiapkan mental bagi karyawan baru dalam menghadapi peralihan
suasana dari lingkungan pendidikan ke dunia kerja yang nyata
b. Menghilangkan hambatan psikologis dalam memasuki kelompok
yang baru
c. Mengenal secara singkat lingkungan pekerjaan yang baru
Manfaat orientasi :
a. Mengurangi perasaan diasingkan,
kecemasan, dan kebimbangan pegawai.
b. Dalam waktu yang singkat dapat merasa menjadi bagian dari
organisasi.
c. Hasil lain untuk pegawai yang baru diorientasikan adalah :
a) Cukup baik
b) Tingkat ketergantungannya kecil
c) Kecenderungan untuk keluar juga kecil
d) Selanjutnya, program orientasi juga akan mempercepat
proses sosialisasi
CONTOH PROGRAM ORIENTASI HRD
Pengembangan Organisasi melalui
Program Orientasi
Program orientasi karyawan baru bias di redesain sebagai
intervensi pengembangan organisasi. Bisa untuk pembentukan budaya organisasi,
untuk organisasi pembelajaran, untuk membangun budaya coaching dan lainnya.
Kebanyakan program orientasi itu, pihak perusahaan
memberikan materi kepada karyawan baru. Alias materi satu arah dari perusahaan
ke karyawan baru. Harapannya, karyawan baru tahu dan bisa menyesuaikan dengan
keadaan perusahaan. Karyawan baru sebagai pisah yang pasif dalam program itu.
Tapi dalam banyak riset, mendengarkan lebih dari 20 menit itu sudah tidak
efektif. Materi yang diserap hanya sampai 30% dari yang disampaikan.
Pertama,mendesain sebuah aktivitas yang disebut sebagai the
great story. Dalam aktivitas ini, karyawan baru diberi panduan yang berisi 3-4
pertanyaan untuk setiap sesi. Karyawan baru diminta untuk membuat janji makan
siang dengan karyawan senior baik didepartemen sendiri maupun departemen lain.
Selama makan siang ini, karyawan baru ngobrol melalui pengajuan pertanyaan yang
ada dalam panduan.
Pertanyaan yang diberikan adalah pertanyaan appreciative inquiry yang disusun untuk menggali pengalaman terbaik
karyawan senior terkait dengan sebuah nilai budaya. Sehingga, makan siang
menjadi proses dialog mengenai pengalaman terbaik tentang nilai-nilai budaya
yang ingin dilestarikan. Karyawan senior akan mengingat berbagai pengalaman,
memilih yang terbaik dan menceritakan dengan penuh rasa bangga . Karyawan baru
bertanya dan mendengarkan kisah-kisah yang menakjubkan tentang perusahaan yang
baru mereka masuki.
Pada titik itu, karyawan baru dan karyawan senior terlibat dalam proses
emosional yang positif. Relasi yang terbangun tidak hanya relasi kerja, tetapi
juga relasi personal yang positif pula. Program orientasi karyawan tidak hanya
mengintervensi karyawan baru, tetapi juga mengintervensi karyawan senior. Mereka
berkolaborasi membangun citra positif perusahaan.
Kedua, selanjutnya karyawan baru akan dilibatkan dalam the
great workplace. Dalam aktivitas ini, karyawan baru fokus pada proses bisnis
dalam depatermen mereka. Karyawan baru melakukan wawancara dengan beberapa
orang untuk menyusun alur kerja yang dilakukan dalam departemen mereka. Setelah
itu, mereka akan menyampaikan hasil itu kepada atasan langsung mereka.
Sehingga, atasan langsung bisa mengkonfirmasi pemahaman karyawan baru sekaligus
mendapatkan masukan proses bisnis yang terjadi di unit kerjanya. Karyawan baru
paham pekerjaan, atasan langsung dapat umpan balik.